Mere energi – bedre flow
Vi befinder os i Chokladefabrikken, Sundbyberg i Sverige. Malin Westling, som er kommunikationschef hos Semper, viser os rundt i det nye hovedkontor med hidsiggrønt gulvtæppe og nedslag af den karakteristiske røde Semper-farve hist og her i interiøret.
Åbne planløsninger og leg har været de to vigtigste principper i udformningen af de nye kontorer.
– Vi ønskede at øge energien på kontoret og få et bedre flow i kommunikationen mellem medarbejderne, fortæller Malin Westling.
Re-design af kontorerne
Den nye designfilosofi har blandt andet været styrende for, at de lukkede kontorer er skiftet ud med åbne kontorlandskaber. Samtidig er de lange gange erstattet af store fællesarealer med et centralt mødested. Testkøkkenet har fået en synlig placering, hvor det i de gamle kontorer nærmest var gemt væk.
- Vi er meget stolte af vores produkter, og derfor er det fjollet ikke at gøre køkkenet til det helt centrale spot i kontorets indretning. Vi har forretningshemmeligheder gemt i vores opskrifter, men vi har intet imod at vise vores køkken frem – tværtimod, siger Malin Westling.
En ”tidsrejse” over gangen
Da det gamle lejemål blev sagt op, begyndte jagten på et nyt kontor. Semper ville gerne blive i Sundbyberg på grund af byens beliggenhed. Men det var også vigtigt at imødekomme medarbejderne ønsker om ikke at flytte for langt væk.
– At have to kontorer i samme hus, på samme tid har haft sine fordele: Udover at det har gjort flytningen nemmere, så har medarbejderne også klart kunne se forskellen på de gamle og nye lokaler; og forstået hvordan indretning og kontormiljø faktisk har stor betydning for arbejdslivet.
- At gå igennem kontorerne var lidt af en tidsrejse. Fra vores gamle kontor med et farve- og materialevalg, der var typiske for starten af 2000, til de nye og meget mere moderne forhold, fortsætter Malin Westling.
Tidlig inddragelse af medarbejderne
Allerede tidligt i processen blev medarbejderne inddraget. De nye kontorer blev ivrigt diskuteret i forskellige workshops. Hvordan ville det fungere med de åbne kontor-rum? Var der behov for nye arbejdsgange? Møderne resulterede i et sæt trivselsregler, som nu står på alle medarbejdernes skriveborde.
– Det var en naturlig overgang fra det gamle til det nye. Arbejdslivet er meget mere fleksibelt i dag end for ti år siden, og der er mange fordele ved at sidde tættere sammen.
Personligt får jeg mere energi, når jeg er tættere på mine kollegaer. Mange på kontoret har det på samme måde, konstaterer Malin Westling.
Ledelsen ud i landskabet
Direktør i Semper, Witte van Cappellen, sidder selv ved et skrivebord i midten af kontorlandskabet. Før flytningen havde han det klassiske, lukkede kontor med en sofagruppe der aldrig blev brugt.
- Ja, for mig virker det indlysende, at jeg selvfølgelig skal sidde som alle andre. Semper skal være en åben og gennemsigtig virksomhed, og det skal afspejles i, hvordan vi sidder, og hvordan kontoret ser ud.
Det var vigtigt for Witte van Cappellen at få de forskellige afdelinger i virksomheden: Salg, R&D, marketing og kundeservice – flyttet tættere sammen.
- Jeg tror på, at de gode ideer og innovationer opstår, når mennesker mødes og snakker. Så for os var det vigtigt at skabe en arbejdsplads, som gør det nemmere at mødes på tværs af afdelinger, fortæller han.
Flytteprocessen har altså ikke bare ændret det visuelle udtryk, men også det organisatoriske - og det til trods for at man kun er rykket tværs over gangen.
Hvordan kontoret ser ud, og hvilke signaler det sender, er vigtigere, end man tror. Når man, som vi gjorde, vælger at starte forfra og genoverveje, hvem vi ønsker at være, så sker der en masse med både virksomheden og medarbejderne, siger Malin Westling.